5 bước xây dựng Chiến lược đưa KPI đến từng nhân sự

08/02/2023
admin

5/5 - (11 bình chọn)

Việc xây dựng chiến lược đưa KPI đến từng nhân sự là một việc cần thiết của mỗi doanh nghiệp nhằm đảm bảo nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí cụ thể, giúp cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn.

Vậy làm thế nào để thiết lập chiến lược đưa KPI đến từng nhân sự phù hợp để quá trình vận hành doanh nghiệp diễn ra mạch lạc hơn? Hãy cùng Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh tìm hiểu KPI là gì và những bí quyết giúp đưa chiến lược KPI đến từng nhân sự một cách hiệu quả nhất!

Mục lục ẩn

1 KPI là gì?

2 Ưu nhược điểm khi quản trị nhân sự theo KPI?

2.1 Ưu điểm:

2.2 Nhược điểm:

3 5 bước xây dựng Chiến lược đưa KPI đến từng nhân sự

3.1 Bước 1: Xác định bộ phận và người xây dựng KPI

3.2 Bước 2: Xác định vai trò và trách nhiệm chính của các bộ phận chức năng

3.3 Bước 3: Xác định KPI

3.4 Bước 4: Đánh giá việc hoàn thành KPI

3.5 Bước 5: Mối quan hệ giữa đánh giá KPI và lương

KPI là gì?

KPI là công cụ hiện đại giúp nhà quản lý chuyển hóa chiến lược lãnh đạo thành mục tiêu quản lý và kế hoạch hành động cụ thể cho từng bộ phận, khu vực. Vì vậy, KPI phù hợp với nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm và cá nhân. Nói cách khác, KPI là mục tiêu công việc mà một tổ chức, bộ phận, nhóm hay cá nhân cần đạt được nhằm đáp ứng yêu cầu chung.

Thường thì mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Người quản lý sẽ áp dụng các số liệu để đánh giá hiệu suất cho vị trí hoặc chức danh đó. Các tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) thiết lập hệ thống lương thưởng cho từng cá nhân khi hoàn thành KPI.

KPI thể hiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức và đánh giá những người thực hiện công việc có đạt được mục tiêu đã đề ra hay không và là cơ sở để nhà quản lý đánh giá hiệu quả công việc của các bộ phận và nhân viên, từ đó có chế độ khen thưởng phù hợp cho từng bộ phận và từng nhân viên.

Ưu nhược điểm khi quản trị nhân sự theo KPI?

Ưu điểm:

Giúp các nhà quản lý định lượng các mục tiêu chiến lược kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định nhanh hơn với dữ liệu chính xác và dễ dàng xây dựng chiến lược đưa KPI đến từng nhân sự hơn.
Giúp cấp quản lý ghi nhận thành tích của tổ chức, phòng ban hoặc nhân viên để khuyến khích, động viên hoặc đề xuất các sáng kiến cải tiến.
Giúp các nhóm làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung.

Nhược điểm:

Nếu việc xây dựng KPI cho nhân sự không đáp ứng đủ công cụ SMART thì không chỉ tác động tiêu cực tới hệ thống đánh giá hiệu quả công việc mà còn gây hậu quả xấu đến hệ thống quản lý của toàn tổ chức dẫn đến việc thiết lập chiến lược đưa KPI đến từng nhân sự trở nên khó khăn.

Khi các mục tiêu không đạt được các tiêu chuẩn cụ thể (Specific), nhân viên sẽ không biết phải làm gì và làm như thế nào để đạt được năng suất như mong muốn.
Khi các chỉ số không đo lường được (Measurable) thì kết quả thực hiện sẽ vô nghĩa.
Nếu KPI không đạt được (Achievable) hoặc không thực tế (Realistic) thì mục tiêu đó quá xa vời, dù nhân viên nỗ lực hết sức cũng không thể đạt được. Điều này ảnh hưởng đến tinh thần, dẫn đến mệt mỏi, chán nản và không thể duy trì động lực làm việc.
KPI không có thời hạn cụ thể (Time-bound) nên nhân viên không biết công việc phải hoàn thành trong bao lâu và khi nào hoàn thành và thật khó để kiểm soát những gì họ đang làm.

5 bước xây dựng Chiến lược đưa KPI đến từng nhân sự

Qua 5 bước cơ bản dưới đây giúp nhà quản lý và doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc xây dựng chiến lược đưa KPI đến từng nhân sự phù hợp với từng vị trí, phòng ban:

Bước 1: Xác định bộ phận và người xây dựng KPI

Bộ phận chức năng, phòng ban trực tiếp xây dựng hệ thống KPI của vị trí phòng ban, bộ phận. Bộ phận quản lý nhân sự đóng vai trò hỗ trợ, hướng dẫn phương pháp đảm bảo quá trình xây dựng KPI cho nhân sự tuân thủ các nguyên tắc chung của doanh nghiệp.

Nhân sự, nhóm quản lý cấp cao nhất sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng ban, bộ phận. Khác với các phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo tính khách quan và khoa học. Tuy nhiên, các KPI đưa ra có thể không thực tế và có thể không thể hiện đúng chức năng của từng bộ phận phòng ban. Để khắc phục vấn đề này, sau khi hệ thống KPI được thiết lập cần có sự kiểm tra đánh giá của các bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định vai trò và trách nhiệm chính của các bộ phận chức năng

Mỗi vị trí trong bộ phận đều có chức năng và nhiệm vụ riêng. Những trách nhiệm này là bản mô tả công việc mà một nhân viên cho vị trí này phải hoàn thành. Quá trình quản trị nhân sự theo KPI được xây dựng phải gắn với chức năng, nhiệm vụ này. Lưu ý rằng những trách nhiệm chính này phải rõ ràng và cụ thể.

Bước 3: Xác định KPI

KPI cho từng bộ phận: Người xây dựng hệ thống KPI đại diện cho toàn bộ phận theo chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận. Các KPI này là cơ sở để xây dựng KPI cho nhân sự, cho từng vị trí và bộ phận chức năng.
KPI cho từng vai trò, vị trí: xây dựng dựa trên mô tả và yêu cầu công việc, đảm bảo SMART và có kế hoạch đo lường, nghiệm thu công khai.
Quy định về chu kỳ đánh giá: chu kỳ đánh giá thông thường là tháng, quý, năm. Điều đó phụ thuộc vào KPI của từng người và từng bộ phận chức năng.

Bước 4: Đánh giá việc hoàn thành KPI

Mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm theo thông thường. Càng nhiều mức điểm thì đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu bộ phận quá nhỏ, việc đánh giá hoàn thành KPI trở nên khó khăn hơn. Vì vậy việc thiết lập chiến lược đưa KPI đến từng nhân sự cũng sẽ trở nên khá khó khăn cho doanh nghiệp.

Bước 5: Mối quan hệ giữa đánh giá KPI và lương

Mỗi khi hoàn thành một mức KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định một mức độ lương thưởng cũng như chính sách phúc lợi nhất định cho nhân viên.

Quản trị nhân sự theo KPI là phương pháp hiệu quả đã được kiểm chứng tại nhiều doanh nghiệp và thực tế được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Tuy nhiên, việc xây dựng chiến lược đưa KPI đến từng nhân sự một cách toàn diện vẫn còn là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp.

Chính vì lẽ đó, Học viện CEO Việt Nam CVG – Hồ Chí Minh mang đến Khóa học CEO Quản Trị 4.0 do thầy Ngô Minh Tuấn – Chủ tịch HĐQT Tập đoàn CEO Việt Nam Global, người đang vận hành 15 công ty con tự động hóa hướng dẫn và đào tạo trực tiếp, giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể hơn về hệ thống KPI cho toàn doanh nghiệp.

Những chương trình này sẽ là nền tảng vững chắc giúp chủ doanh nghiệp phát triển và vận hành công ty thành công hơn.

Bên cạnh Bộ khóa học CEO Quản Trị 4.0, Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh còn rất nhiều chương trình huấn luyện khác như CEO Master – Bác sĩ doanh nghiệp, Bộ khóa học Khởi nghiệp Start Up, Chuyển hóa Tâm thức,…

Để tham khảo thêm thông tin về khóa học, hãy liên hệ ngay hotline 08 4242 4466 của Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tốt nhất.

—————————————

Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh đã có mặt trên các kênh, bạn hãy đón xem trên các nền tảng: