Đối với bất cứ doanh nghiệp nào, việc quản lý nhân sự luôn là một hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp. Việc đưa hệ thống quản lý nhân sự vào doanh nghiệp không còn mới lạ nữa.
Vậy hệ thống quản lý nhân sự là gì? Làm thế nào để có thể xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả. Hãy cùng Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh cùng tìm hiểu ngay nhé.
Hệ thống quản lý nhân sự là gì?
Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS – Human resource management system), là một bộ phần mềm được sử dụng để hỗ trợ, tối ưu hóa, tự động hóa việc quản lý nguồn nhân sự và các quy trình liên quan trong suốt vòng đời của nhân viên.
Đối tượng sử dụng hệ thống quản lý nhân sự: Ban lãnh đạo, nhà quản trị, nhân viên nhân sự trong doanh nghiệp là những người dùng chính trong phần mềm này bởi vì họ là những người chịu trách nhiệm điều hành công việc hàng ngày của nhân viên.
7 chức năng của hệ thống quản lý nhân sự
Khi xem xét hệ thống quản lý nhân sự nào thật sự phù hợp với doanh nghiệp, sẽ rất hữu ích khi nghĩ về các chức năng của hệ thống. Trong phần này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về 7 chức năng của hệ thống quản lý nhân sự cần phải có:
Quản lý ứng viên
Liên quan đến tuyển dụng ứng viên và cách doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của mình với môi trường bên ngoài. Điều quan trọng đối với các công ty chính là trải nghiệm của ứng viên. Đây là mối quan tâm chính, từ việc nộp đơn xin tiếp tục quản lý đến lên lịch phỏng vấn đến đưa ra đề nghị, tất cả các cách thông qua quá trình giới thiệu.
Sự gắn kết của nhân viên
Những người gắn kết hơn có xu hướng tạo ra công việc có chất lượng cao hơn và chấp nhận đầy đủ hơn các giá trị của công ty cũng như thực hiện tầm nhìn của công ty. Vì vậy cách một nhân viên kết nối với lãnh đạo và đồng nghiệp là rất quan trọng.
Thông thường, hệ thống quản lý nhân sự là lộ trình để hoàn thành khóa đào tạo, đạt được kỹ năng mới, phát triển con đường sự nghiệp, được công nhận.
Quản lý nhân viên
Có một lý do khiến chức năng này thường được gọi là “nhân sự cốt lõi”. Cung cấp một cổng thông tin trung tâm để hỗ trợ các quy trình phân tích, báo cáo và tuân thủ. Đó là nơi doanh nghiệp cấu trúc nguồn lực của mình thành các đơn vị tổ chức, chẳng hạn như:
- Phòng ban hoặc địa điểm
- Xác định mối quan hệ báo cáo giữa người quản lý và nhân viên
- Sắp xếp bảng lương cho các trung tâm chi phí kế toán
Tối ưu hóa
Thu thập thông tin từ hệ thống quản lý nhân sự để phát triển tầm nhìn cho lực lượng lao động trong tương lai. Đây cũng là chức năng ít được sử dụng nhất của một hệ thống quản lý nhân sự điển hình.
Giá trị thực của chức năng này thường nổi bật với việc sáp nhập hoặc mua lại, những biến động kinh tế hoặc khi các giám đốc điều hành ra đi. Các công ty áp dụng cách tiếp cận chủ động để tối ưu hóa nguồn lực sẽ linh hoạt hơn trước sự thay đổi, có khả năng giữ chân nhân tài cao hơn và gắn kết nhân viên tốt hơn.
Bảng lương
Đây cũng là một chức năng chính của hệ thống quản lý nhân sự. Chức năng bảng lương bao gồm các lựa chọn lợi ích và cả chi phí của nhân viên và lãnh đạo giải pháp tính lương đầy đủ dịch vụ cũng tự động hóa việc nộp thuế và ký quỹ, đồng thời truy xuất các bản sao báo cáo thu nhập mà không cần sự hỗ trợ của nhân sự.
Quản lý nguồn lực
Đây là nơi theo dõi sự phát triển của nhân viên, đánh giá của người quản lý và các hành động kỷ luật, ghi lại thời gian và điểm danh và đảm bả doanh nghiệp đang cung cấp một môi trường làm việc lành mạnh và an toàn.
Đây cũng là nơi có các chức năng lập kế hoạch bồi thường, quản lý hiệu suất và ghi lại sự cố. Nhân sự có thể phát triển cấu trúc bảng chấm công, quy tắc làm thêm giờ, chính sách nghỉ phép và phê duyệt theo cách tự động hóa. Quy trình đánh giá hiệu suất của nhân viên, hoàn chỉnh với quản lý mục tiêu, cũng được thiết lập trong chức năng này.
Quản lý lực nguồn lực dự phòng
Hệ thống quản lý nhân sự không quản lý toàn bộ các mối quan hệ này vì những nhân viên này không phải lúc nào cũng có tên trong bảng lương và thường không đủ điều kiện nhận trợ cấp. Nhưng công việc của nhân viên này làm góp phần vào sự thành công của công ty và điều quan trọng là phải theo dõi có bao nhiêu nhân viên dự phòng tham gia vào bất kỳ thời điểm nào và tổng chi phí.
Các bước xây dựng hệ thống quản lý nhân sự
Quản trị nhân sự là một trong những hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong bất cứ chiến lược kinh doanh nào của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mà mọi CEO cần biết:
Bước 1: Đặt mục tiêu chiến lược
Khi lập kế hoạch phát triển hệ thống quản lý nhân sự, cần nhớ rằng hệ thống không phải là mục tiêu mà là một công cụ để đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Do đó, trước khi bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý nhân sự, bạn cần xác định mục tiêu mà bạn dự định đạt được. Điều này sẽ giúp hướng suy nghĩ của bạn đi đúng hướng và sắp xếp các mục tiêu của hệ thống với các mục tiêu kinh doanh của công ty.
Bước 2: Tạo bản đồ quy trình kinh doanh
Bản đồ quy trình kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp hình dung tất cả các giai đoạn tuyển dụng, giải pháp và nhiệm vụ, những người liên quan. Điều này giúp việc phân tích quy trình kinh doanh dễ dàng hơn để xác định các điểm tắc nghẽn có thể được tối ưu hóa bằng giải pháp hệ thống quản lý nhân sự.
Để lập bản đồ quy trình kinh doanh tuyển dụng, bạn cần phỏng vấn tất cả nhân viên tham gia vào việc này và mô tả toàn bộ quy trình: xác định nhu cầu tuyển dụng nhân viên mới, bản mô tả công việc, tìm ứng viên phù hợp, xem xét ứng viên và chọn người giỏi nhất trong số họ, chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn, chuẩn bị một đề xuất tuyển dụng, phỏng vấn và lựa chọn cuối cùng hoặc lựa chọn một số người cho thực tập.
Bước 3: Quyết định cách có thể cải thiện quy trình kinh doanh
Hãy xem liệu quy trình có được sắp xếp hợp lý không và liệu nó có tuân theo một khuôn mẫu chung hay không. Nếu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp lộn xộn và khó hiểu, thì việc tích hợp hệ thống quản lý nhân sự có khả năng chỉ nhân lên sự lộn xộn hơn là cải thiện trải nghiệm nhân sự của doanh nghiệp.
Để tránh sự hỗn loạn trong quản lý nhân sự, hãy đưa tất cả các quy trình kinh doanh về một tiêu chuẩn: xây dựng bản mô tả công việc và quy định, quy tắc giao tiếp, v.v. Khi đã điều chỉnh các quy trình kinh doanh, hãy xem những gì có thể được tối ưu hóa trong đó với sự trợ giúp của hệ thống quản lý nhân sự.
Bước 4: Phát triển tầm nhìn cho hệ thống quản lý nhân sự
Khi mọi thứ đã ổn thỏa, doanh nghiệp có thể bắt đầu suy nghĩ trực tiếp về tầm nhìn cho hệ thống quản lý nhân sự của mình. Nếu bạn không phải là kỹ thuật viên, bạn nên tìm kiếm sự trợ giúp chuyên nghiệp ở giai đoạn này.
Bước 5: Bắt đầu phát triển hệ thống quản lý nhân sự
Bạn có thể tích hợp hệ thống quản lý nhân sự vào doanh nghiệp của mình theo hai cách: sử dụng giải pháp có sẵn hoặc phát triển hệ thống mong muốn từ đầu.
Các hệ thống nhân sự làm sẵn phù hợp hơn với các công ty có quy trình kinh doanh được chuẩn hóa và thiết lập tốt như McDonalds hay Starbucks. Nếu công ty có một quy trình làm việc duy nhất hoặc nó thuộc các quy tắc không được hệ thống quản lý nhân sự tiêu chuẩn tính đến, thì phần mềm cho hệ thống quản lý nhân sự của công ty cần được phát triển thông qua phát triển tùy chỉnh.
Một doanh nghiệp chọn phát triển tùy chỉnh thì quy trình tạo hệ thống quản lý nhân sự sẽ như sau:
- Ký kết hợp đồng
- Nguyên mẫu hệ thống quản lý nhân sự
- Sáng tạo thiết kế giao diện
- Mã hóa trực tiếp
- Thử nghiệm hệ thống
- Phát hành và hỗ trợ
Thấu hiểu nỗi đau của các Startup trẻ, Học viện CEO Miền Nam mang đến Bộ khóa học Khởi nghiệp gồm 2 chương trình “Xây dựng bản đồ khởi nghiệp Startup” và “Giám đốc Khởi nghiệp Beginner“ – Bản đồ xây dựng lộ trình Startup cho các nhà khởi nghiệp tương lai.
Toàn bộ chương trình được thầy Ngô Minh Tuấn – Chủ tịch HĐQT Tập đoàn CEO Việt Nam Holding, người đang vận hành 15 công ty con tự động hóa hướng dẫn và đào tạo trực tiếp.
Bên cạnh Bộ khóa học Khởi nghiệp, Học viện CEO Miền Nam còn rất nhiều chương trình huấn luyện khác như CEO Quản trị 4.0, CEO Master – Bác sĩ doanh nghiệp, Chuyển hóa Tâm thức,…
Để tham khảo thêm thông tin về khóa học, đừng ngại liên hệ ngay hotline 08 4242 4466 của Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tốt nhất.
————————————————
Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh đã có mặt trên các kênh, bạn hãy đón xem trên các nền tảng:
- Facebook: https://fb.com/HocVienCEOMienNam
- Website: https://ceohcm.edu.vn/
- Tiktok: https://tiktok.com/@ceohochiminh
————————————————
HỌC VIỆN CEO VIỆT NAM – CVG Hồ Chí Minh
Đồng hành cùng Doanh nghiệp
- Tòa nhà Worklabs – Số 64 Bà Huyện Thanh Quan, P.Võ Thị Sáu, Q.3, TP.HCM
- Hotline: 08 4242 4466
- Website: www.ceohcm.edu.vn
