Đã có nhiều doanh nghiệp nỗ lực trong việc đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp để tự động hóa nhưng không có nhiều doanh nghiệp thành công. Có thể họ không biết bắt đầu từ đâu và làm như thế nào để có thể đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp tự động hiệu quả, phù hợp với thực tế của doanh nghiệp.
Vậy đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để đạt được điều đó? Hãy cùng Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh tìm hiểu ngay nhé!
Hệ thống vận hành doanh nghiệp là gì?
Hệ thống vận hành doanh nghiệp chính là mạch máu của mỗi doanh nghiệp bởi nó đóng vai trò định hình cách thức các nguồn lực được sử dụng, dẫn dắt bộ máy tổ chức làm việc hiệu quả và sản sinh ra giá trị.
Một doanh nghiệp chỉ thực sự khỏe mạnh khi có một hệ thống quy trình vận hành bài bản, tạo tiền đề vững chắc để tồn tại và cạnh tranh trên thị trường.
4 yếu tố chính của hệ thống vận hành doanh nghiệp
Ở mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có một hệ thống vận hành đặc thù riêng. Tuy nhiên, mọi hệ thống vận hành dù ở bất kỳ quy mô nào cũng đều cần phải được xây dựng dựa trên 4 yếu tốt. Xác định, tinh chỉnh và thực hiện các cải tiến nhỏ trong 4 danh mục này có thể dẫn đến kết quả lớn trong việc đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp.
- Con người: Con người là nguồn lực nòng cốt của tổ chức, và cũng chính là chủ thể chính trong hệ thống vận hành. Bởi vậy đội ngũ nhân viên cần phải được chú trọng xây dựng, trang bị đầy đủ kỹ năng và đảm bảo vững chuyên môn, nghiệp vụ. Một tổ chức chỉ vận hành hiệu quả khi các nhân viên, phòng ban đều hiểu rõ trách nhiệm cũng như nhiệm vụ của mình.
- Quy trình: Quy trình chính là mắt xích giúp cho bộ máy vận hành hoạt động trơn tru, liên kết những hoạt động đơn lẻ, rời rạc của tổ chức thành một thể thống nhất để tạo nên những kết quả nhất định. Một quy trình bài bản, rõ ràng sẽ đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng trình tự và giảm thiểu tối đa các sai phạm.
- Trang thiết bị, phần mềm quản trị: Công nghệ và máy móc là vũ khí không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp. Một hệ thống vận hành nếu thiếu đi công cụ, máy móc thiết bị thì rất khó để phát triển và nâng cao năng suất lao động.
- Cơ sở hạ tầng: Cơ sở hạ tầng là nền móng để xây dựng bộ máy vận hành. Cơ sở hạ tầng đóng vai trò cung cấp những điều kiện cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó cần phải được đầu tư xây dựng bài bản, vững chắc ngay từ đầu cho doanh nghiệp có “đất” để tồn tại và phát triển.
Đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp là gì?
Đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp là hoạt động phân tích và hệ thống lại toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp. Sau đó tạo ra một sơ đồ và thiết lập một phần mềm quản lý công việc cho nhân viên kèm theo các số liệu đánh giá và đo lường. Điều này giúp doanh nghiệp hoạt động độc lập, không bị phụ thuộc vào người làm chủ hay các cá nhân nào đó trong doanh nghiệp.
Các bước đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp
Thực ra việc đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp không phải là vấn đề mới hay quá khó để thực hiện. Chúng ta có thể hình dung và thực hiện theo quy trình gồm các bước đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp cơ bản như sau
Về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi
Triển khai được thực tế các thông điệp về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lỗi là điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm để đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp.
Hầu hết các doanh nghiệp ta đều có tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị cốt lõi. Thế nhưng, tình trạng chung là chưa thể hiện chính xác hoặc chưa đầy đủ thông điệp muốn truyền tải tới cộng đồng, khách hàng, nhân viên và cổ đông, … Phần lớn, doanh nghiệp chưa biết làm thế nào để những nội dung của thông điệp này được triển khai trong thực tế. Qua đó, giúp mọi người cảm nhận được giá trị của những tuyên bố này. Chính vì điều này làm cho doanh nghiệp chưa thực sự trở nên khác biệt trên thị trường.
Về hệ thống mục tiêu/chiến lược
Doanh nghiệp nào cũng xác lập được hệ thống mục tiêu và chiến lược nhưng chưa làm tốt công tác tổ chức, thúc đẩy thực hiện. Vì vậy, kế hoạch đưa ra thường bị trễ hạn hoặc không hoàn thành.
Về sơ đồ tổ chức, bảng mô tả công việc và KPIs
Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc, giao chỉ tiêu, đánh giá thành tích và khuyến khích nhân viên. Thực tế, phần lớn các doanh nghiệp mới ứng dụng một phần và chưa vận hành đồng bộ nên chưa tạo ra kết quả tích cực.
Về hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn
Các doanh nghiệp đều có những yếu tố này, nhưng chưa thực sự đầy đủ. Thực tế, doanh nghiệp không được cập nhật thường xuyên về hệ thống quy trình, quy định và các văn bản hướng dẫn nên chưa thực hiện nghiêm túc. Hơn nữa, thiếu việc kiểm tra, giám sát và đôn đốc nên việc thực hiện những điều này không mang lại đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp hiệu quả.
Về hệ thống phần mềm/tự động hóa
Về phần này, do được xây dựng theo thực tế phát sinh, không có mục tiêu từ đầu hoặc xác định mục tiêu chưa rõ ràng. Hầu hết doanh nghiệp điều có phần mềm nhưng chỉ giải quyết được một số công việc chuyên môn nhất định như: kế toán thuế, tính lương, quản lý công văn, … Thế nhưng, chúng chưa thực sự là đòn bẩy để tăng hiệu suất lao động, tăng tốc độ đáp ứng nhu cầu khách hàng, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác để giúp bạn có cơ sở đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời.
Về hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa
Hầu hết các chủ doanh nghiệp đang trực tiếp điều hành doanh nghiệp của chính mình bằng cả tâm huyết và kinh nghiệm, nên không nghĩ công ty cần phải có hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa. Nhưng không có hệ thống này, các doanh nghiệp sẽ khó đạt được tiêu chí “Doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà không cần bạn”. Nhiều chủ doanh nghiệp dù đã tích lũy đủ nguồn tài chính, cũng khó mà đầu tư sang lĩnh vực kinh doanh mới, do không có đủ thời gian để rời khỏi công ty.
Nếu coi việc đóng gói hệ thống doanh nghiệp là một dự án lớn, thì đúng là thế đấy. Nhưng với sự giúp đỡ của một nhà huấn luyện kinh doanh chuyên nghiệp, bạn có thể chia nhỏ dự án theo các bước hợp lý và logic theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.
Trên đây là những nội dung khái quát về hệ thống vận hành doanh nghiệp là gì và 6 bước đóng gói hệ thống vận hành doanh nghiệp.Thấu hiểu nỗi đau của các Startup, Học viện CEO Việt Nam CVG Hồ Chí Minh mang đến Bộ khóa học Khởi nghiệp gồm 2 chương trình “Xây dựng bản đồ khởi nghiệp Startup” và “Giám đốc Khởi nghiệp Beginner“ – Bản đồ xây dựng lộ trình Startup cho các nhà khởi nghiệp tương lai.
Toàn bộ chương trình được thầy Ngô Minh Tuấn – Chủ tịch HĐQT Tập đoàn CEO Việt Nam Global, người đang vận hành 15 công ty con tự động hóa hướng dẫn và đào tạo trực tiếp.
Chương trình chắc chắn sẽ là kim chỉ nam giúp các nhà khởi nghiệp xây dựng, thành lập doanh nghiệp thành công.
Bên cạnh Bộ khóa học Khởi nghiệp, Học viện CEO Việt Nam CVG Hồ Chí Minh còn rất nhiều chương trình huấn luyện khác như CEO Quản trị 4.0, CEO Master – Bác sĩ doanh nghiệp, Chuyển hóa Tâm thức,…
Để tham khảo thêm thông tin về khóa học, đừng ngại liên hệ ngay hotline 08 4242 4466 của Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tốt nhất.
————————————————-
Học viện CEO Việt Nam CVG Hồ Chí Minh đã có mặt trên các kênh, bạn hãy đón xem trên các nền tảng:
- Facebook: https://fb.com/HocVienCEOMienNam
- Website: https://ceohcm.edu.vn/
- Tiktok: https://tiktok.com/@ceohochiminh
————————————————-
HỌC VIỆN CEO VIỆT NAM – CVG HỒ CHÍ MINH
Đồng hành cùng Doanh nghiệp
- Tòa nhà Worklabs – Số 64 Bà Huyện Thanh Quan, P. Võ Thị Sáu, Q.3, TP.HCM
- Hotline: 08 4242 4466
- Website: www.ceohcm.edu.vn
