Để tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và gắn kết giữa các nhân viên, doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống quy định, nội quy cho công ty. Nó giống như chiếc bản lề, quyết định doanh nghiệp có đi đúng hướng hay không. Doanh nghiệp sẽ thiết lập trật tự lao động và tiêu chuẩn, tổ chức thông qua hệ thống quy định của công ty.
Vậy Hệ thống quy định là gì và làm sao để hiểu được những cách đơn giản nhất để xây dựng hệ thống quy định hiệu quả nhất? Hãy cùng Học Viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh tìm hiểu rõ hơn về các quy trình xây dựng hệ thống quy định hoàn chỉnh nhất cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp thành công hơn trong con đường phát triển.
Hệ thống quy định là gì?
Các quy định trong công ty có thể hiểu chính là một loại nội quy lao động. Đây là văn bản do doanh nghiệp sử dụng lao động thiết lập và ban hành. Các nội quy quy định về nguyên cư xử, xử sự yêu cầu người lao động có trách nhiệm phải chấp hành nghiêm túc khi tham gia vào công việc cũng như quy trình hợp tác giữa hai bên.
Tại sao cần xây dựng Hệ thống quy định?
Việc xây dựng hệ thống quy định, ban hành và thực thi các quy định trong công ty không phải tự nhiên mà có, mà đây là công việc cần thiết và quan trọng vì nhiều lý do:
Tính hợp pháp – pháp lý:
Theo quy định của pháp luật hiện hành, bất kỳ doanh nghiệp nào được thành lập đều phải có hệ thống quy định lao động bằng văn bản. Điều 118 Luật Lao động 2019 quy định rõ doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên phải có hệ thống quy định lao động đầy đủ, rõ ràng, minh bạch.
Các nội quy, quy định phải được đăng ký với cơ quan quản lý quốc gia chịu trách nhiệm về lao động, ít nhất là ở cấp tỉnh, để được phê duyệt và có hiệu lực. Doanh nghiệp có thể bị phạt theo Điều 18, khoản 2, Nghị định – Luật số 28/2020/NĐ – CP nếu không ban hành văn bản quy định nội bộ.
Các nội quy, quy tắc được đảm bảo kỷ luật:
Có thể thấy, hệ thống quy định là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện quyền quản lý của mình. Người lao động các cấp phải chấp hành quy định, ai không chấp hành phải ghi rõ. Đồng thời, trong khả năng có thể, đảm bảo rằng các quy định trong công ty không vi phạm các quy định của pháp luật.
Định hướng văn hóa nội bộ:
Cung cấp cho nhân viên các tài liệu tham khảo khác nhau để giúp hỗ trợ công việc hàng ngày của họ thông qua các quy tắc và các quy định trong công ty. Đây là công cụ giúp quản lý, định hướng lối sống, hành vi của toàn thể nhân viên trong công ty. Từ đó, nâng tầm giá trị cốt lõi của công ty.
Có nhân viên lao động tham gia vào:
Hệ thống quy định giống như chất keo giúp gắn kết nhân viên lại với nhau giúp mọi người đồng ý, đánh giá và hành động về các vấn đề chung. Loại quy tắc có thể là yếu tố chính giúp mọi người hòa nhập và đồng ý về quan điểm, giảm thiểu xung đột.
Cách cấu tạo Hệ thống quy định phù hợp nhất hiện nay
Bước 1: Tạo các quy định trong công ty
Quy định của hợp đồng thử việc: Pháp luật không quy định người lao động phải báo trước bao nhiêu ngày thì mới được nghỉ việc trong thời gian thử việc. Vì vậy, mục này không cần đưa vào quy định nội bộ. Trong thời gian thử việc, hai bên có quyền chấm dứt hợp đồng mà không cần báo trước và phải bồi thường.
Các hình thức xử lý, kỷ luật lao động: Theo quy định tại Điều 124 Luật Lao động 2019, các hình thức xử lý kỷ luật bao gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, sa thải, buộc thôi việc. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tăng nặng hình thức xử lý vì có thể bị phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 14.000.000 đồng.
Hoàn trả phí đào tạo nhân viên: Một số doanh nghiệp yêu cầu nhân viên phải có trách nhiệm thanh toán phí đào tạo khi họ nghỉ việc trước thời hạn. Tuy nhiên, theo quy định thì hoàn toàn không có điều khoản này và người nghỉ chỉ phải bồi thường thiệt hại do đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Quy định làm thêm giờ: Nhân viên được quyền đưa ra sự đồng ý hay không khi làm thêm giờ. Đặc biệt, phải đáp ứng điều kiện về số giờ làm thêm quy định tại Điều 107 Khoản 2 Bộ luật Lao động 2019.
Nội dung phải có trong hệ thống quy định, nội quy bao gồm thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự công việc, an toàn lao động, vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản, bí mật kỹ thuật, bí mật thương mại, quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng và các hành vi xâm phạm khác.
Bước 2: Thống nhất quan điểm
Sau khi các quy tắc và các quy định của công ty được thiết lập, chúng phải thống nhất giữa các hệ thống và phòng ban. Bao gồm: lãnh đạo công ty, ban chấp hành công đoàn, người lao động…
Bước 3: Đăng ký hệ thống quy định lao động
Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày hệ thống quy định được ban hành, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy, quy định pháp luật lao động đến sở lao động cấp tỉnh.
- Văn bản yêu cầu đăng ký hệ thống quy định lao động
- Nội quy lao động;
- Văn bản lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động ở cơ sở nơi tổ chức đại diện người lao động đặt trụ sở;
- Các văn bản liên quan đến nội quy kỷ luật lao động của doanh nghiệp
Mẫu đơn được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản và quy trình sẽ hoàn tất trong vòng 7 ngày. Sau khi hoàn thành, bắt đầu xuất bản các quy tắc của công ty và doanh nghiệp thông qua các thông báo và cập nhật chính sách nộp hồ sơ doanh nghiệp.
Hệ thống quy định là chìa khóa giúp doanh nghiệp duy trì kỷ luật, văn hóa và sự gắn kết của nhân viên. Đây là văn bản hành chính không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào. Do đó, để giúp các nhà khởi nghiệp có cái nhìn chi tiết và rõ nét hơn về các bước xây dựng Hệ thống quy định, Học Viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh mang đến Bộ khóa học Khởi nghiệp Start Up gồm 2 chương trình “Xây dựng bản đồ Khởi nghiệp Start Up” và “Giám đốc Khởi nghiệp CEO Beginner” của thầy Ngô Minh Tuấn – Chủ tịch Tập đoàn CEO Việt Nam Global.
Bên cạnh Bộ khóa học Khởi Nghiệp Start Up, Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh còn có các chương trình huấn luyện khác như CEO Quản Trị 4.0, CEO Master – Bác sĩ doanh nghiệp, Chuyển hóa Tâm thức,…
Để biết chi tiết về các thông tin khóa học, hãy liên hệ ngay hotline 08 4242 4466 của Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tốt nhất.
Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh đã có mặt trên:
- Facebook: https://fb.com/HocVienCEOMienNam
- Website: https://ceohcm.edu.vn/
- Tiktok: https://tiktok.com/@ceohochiminh
————————————————
HỌC VIỆN CEO VIỆT NAM – CVG Hồ Chí Minh
Đồng hành cùng Doanh nghiệp
- Tòa nhà Worklabs – Số 64 Bà Huyện Thanh Quan, P.Võ Thị Sáu, Q3, TP.HCM
- Hotline: 08 4242 4466
- Website: www.ceohcm.edu.vn
