Có một thuật ngữ được nhắc đến nhiều trong các quá trình lên kế hoạch, đó là luồng công việc trong kinh doanh. Đây là một quy trình làm việc được nhiều đội nhóm lựa chọn hiện nay, đặc biệt là các bộ phận liên quan đến kinh doanh, Marketing.
Vậy, luồng công việc là gì? Cách để xây dựng quy trình luồng công việc trong kinh doanh? Hãy cùng Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh tìm hiểu trong bài viết sau đây.
Luồng công việc là gì?
Luồng công công việc là một tập hợp các hoạt động theo thứ tự phải được thực hiện để hoàn thành một tác vụ, cho dù đó là thông qua đồng nghiệp, công vụ hay quy trình khác. Nó có thể lặp lại và thường là tuyến tính được phát triển theo các hành động hoặc quy tắc kinh doanh được xác định trước.
Sơ đồ luồng công việc trong kinh doanh có các dạng khác nhau, bao gồm lưu đồ và sơ đồ luồng giá trị. Có thể tạo một sơ đồ luồng công viêc theo cách thủ công nhưng tạo một sơ đồ bằng cách sử dụng hệ thống quản lý quy trình công việc sẽ hiệu quả hơn nhiều. Hơn nữa, với hệ thống quản lý luồng công việc trong kinh doanh, các tổ chức có thể dễ dàng theo dõi tất cả các quy trình công việc của họ, xác định sự thiếu hiệu quả và thực hiện các cải tiến.
5 bước xây dựng luồng công việc trong kinh doanh
Tạo một luồng công việc trong kinh doanh không phải phức tạp hay khó khăn. Nó chỉ đơn giản là vấn đề hiểu các thành phần quy trình công việc khác nhau và kết hợp chúng lại với nhau để đạt được kết quả cuối cùng của bạn. Dưới đây là khuôn khổ 5 bước để giúp bạn xây dựng luồng công việc trong kinh doanh.
Bước 1: Thiết lập ranh giới
Điều quan trọng nhất cần nhớ về luồng công việc trong kinh doanh là chúng cần có phần đầu và phần cuối được xác định rõ ràng.
Bằng cách vẽ ra các ranh giới của luồng công việc, bạn sẽ tập trung vào một nhóm người, nhiệm vụ và hoạt động xác định, cụ thể. Để đặt ranh giới, cần xác định kết quả cuối cùng (đầu ra) của quy trình công việc, cũng như điểm bắt đầu (trình kích hoạt).
Bước 2: Xác định các thành phần
Chìa khóa để tạo bản kiểm kê chính xác về luồn quy trình công việc trong kinh doanh là bao gồm mọi người hoặc mọi thứ “giữ mục công việc theo bất kỳ cách nào, hình dạng hoặc hình thức nào”.
Điều đó có nghĩa là bao gồm cả những người gia tăng giá trị hoặc tác động đến công việc, cũng như những người thúc đẩy nó mà không gia tăng giá trị.
- Thực hiện: Con người, hệ thống hoặc công cụ tác động đến công việc bằng cách hoàn thành nhiệm vụ hoặc kích hoạt luồng.
- Công việc: Các nhiệm vụ, bước hoặc hoạt động cần thiết để tạo ra kết quả hoặc kết quả mong muốn.
- Thông tin: Dữ liệu hoặc tài liệu cần thiết để giữ cho quy trình làm việc luôn chuyển động và tạo ra kết quả chính xác.
Bước 3: Sắp xếp trình tự
Khi đã xem qua luồng công việc và xác định mọi thành phần, bạn cần sắp xếp luồng công việc khi nó diễn ra. Bạn có thể thực hiện việc này trên bảng trắng, bằng bút và giấy hoặc sử dụng giao diện kéo và thả của công cụ quản lý luồng công việc trong kinh doanh.
Bước 4: Xem xét chuyển giao
Bất kỳ điểm nào trong quy trình làm việc mà công việc đổi chủ đều có thể là cơ hội cho một vấn đề. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải xem lại mọi lần chuyển giao trong quy trình làm việc.
Cho dù điều đó có nghĩa là một quá trình chuyển đổi trong đó một hạng mục công việc thay đổi tay một cách vật lý hoặc trao đổi thông tin giữa con người hoặc hệ thống, thì việc chuyển giao có thể gây ra các lỗ hổng. Thông thường, khi luồng công việc bị hỏng hoặc trở nên kém hiệu quả, đó là do sự cố chuyển giao.
Bước 5: Tối ưu hóa luồng công việc trong kinh doanh
Luồng công việc giống như máy móc, chúng cần được bảo trì và thường có thể được cải thiện bằng một số tinh chỉnh.
Lợi ích xây dựng luồng công việc trong kinh doanh
Bạn sẽ nhận thấy rằng luồng công việc là một ý tưởng tốt mà các doanh nghiệp nên ứng dụng để hoàn thành công việc. Bởi trong quy trình kinh doanh, nó mang đến những lợi ích xây dựng luồng công việc trong kinh doanh như sau:
Giảm chi phí hoạt động và tăng lợi nhuận
Khi luồng công việc trong kinh doanh được chuẩn hóa và công việc được thực hiện nhanh hơn, các tổ chức thường phát hiện ra rằng họ yêu cầu ít tài nguyên hơn. Làm nhiều hơn với ít tiền hơn giúp tiết kiệm tiền và tăng khả năng sinh lời.
Tăng tính minh bạch
Với luồng công việc, nhiệm vụ của từng công việc được chỉ định rõ ràng. Nhân viên biết những gì họ cần làm và những gì mong đợi, tăng sự tin tưởng và hài lòng trong công việc.
Tự động hóa quy trình làm việc
Khi xây dựng luồng công việc trong kinh doanh, bạn có thể biết được cách để bắt đầu công việc, cách làm cũng như mục tiêu cần nhắm tới từ đó tránh được những lỗi do quy trình công việc không đúng.
Với những thông tin trên chắc hẳn đã giúp bạn hiểu rõ về luồng công việc là gì và biết cách áp dụng nó cho quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn.
Thấu hiểu nỗi đau của các lãnh đạo trẻ, Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh mang đến Chương trình Huấn luyện Chuyển giao Hệ thống Quản trị Doanh nghiệp hoàn toàn có thể giải quyết vấn đề trên của các nhà quản trị.
Toàn bộ chương trình được thầy Ngô Minh Tuấn – Chủ tịch HĐQT Tập đoàn CEO Việt Nam Global người đang vận hành 15 công ty con tự động hóa hướng dẫn và đào tạo trực tiếp. Bên cạnh khóa học CEO Quản Trị 4.0, Học viện CEO Miền Nam còn rất nhiều chương trình huấn luyện khác như Giám Đốc Kinh Doanh 4.0, Giám Đốc Tài Chính, Chuyển Hóa Tâm Thức…
Nếu bạn đang quan tâm các khóa học chất lượng cao, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline 08 4242 4466 ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tốt nhất nhé.
————————————————
Học Viện CEO Miền Nam đã có mặt trên các kênh, bạn hãy đón xem trên các nền tảng: (in đậm dòng này)
- Facebook: https://fb.com/HocVienCEOMienNam
- Website: https://ceohcm.edu.vn/
- Tiktok: https://tiktok.com/@ceohochiminh
————————————————
HỌC VIỆN CEO MIỀN NAM – CVG Hồ Chí Minh
Đồng hành cùng Doanh nghiệp
- Tòa nhà Worklabs – Số 64 Bà Huyện Thanh Quan, P.Võ Thị Sáu, Q.3, TP.HCM
- Hotline: 08 4242 4466
- Website: www.ceohcm.edu.vn
