4 bước xây dựng Nghiệp vụ chức năng phòng Truyền thông

27/12/2022
admin

5/5 - (11 bình chọn)

Phòng truyền thông doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh thương hiệu và cảm nhận của nhà đầu tư, đối tác, nhân viên và công chúng đối với doanh nghiệp. Bộ phận này làm việc trực tiếp dưới sự chỉ đạo của CEO và đóng vai trò cố vấn cho các hoạt động quản lý hình ảnh và danh tiếng của công ty. Bên cạnh đó, Nghiệp vụ chức năng phòng Truyền thông còn giúp các nhà quản lý doanh nghiệp chuẩn bị những cuộc phỏng vấn; Xây dựng và phát triển các thông điệp gửi đến nhà đầu tư, khách hàng và nhân viên; Đề xuất các ý tưởng, sáng kiến mới giúp công ty dẫn đầu về chiến lược truyền thông và giao tiếp với các bên liên quan

Trước khi đi sâu vào các Nghiệp vụ chức năng phòng Truyền thông, hãy cùng Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh tìm hiểu những khái niệm liên quan đến Truyền thông và biết Truyền thông là gì trước khi có cái nhìn rõ ràng nhất về tổng thể bài viết.

Mục lục ẩn

1 Truyền thông là gì?

2 Các yếu tố cơ bản của chiến lược Truyền thông là gì?

3 Tầm quan trọng của phòng Truyền thông

4 4 bước xây dựng Nghiệp vụ chức năng phòng Truyền thông

4.1 Bước 1: Xây dựng mối quan hệ với truyền thông và giao tiếp với các bên liên quan

4.2 Bước 2: Xây dựng mối quan hệ với khách hàng và duy trì mối quan hệ công chúng

4.3 Bước 3: Tư vấn khi công ty gặp khủng hoảng truyền thông

4.4 Bước 4: Truyền thông nội bộ công ty

Truyền thông là gì?

Truyền thông được hiểu là quá trình trao đổi, tương tác thông tin giữa hai hay nhiều người nhằm tăng cường hiểu biết và nhận thức. Hay có thể hiểu truyền thông là sản phẩm do chính con người tạo ra, là động lực thúc đẩy xã hội phát triển.
Truyền thông còn là quá trình trao đổi cảm xúc, thái độ hoặc ngôn ngữ bằng cách truyền đạt thông tin. Truyền thông đơn giản là một quá trình vận dụng ngôn ngữ, chữ viết, hình ảnh để tạo ra nhiều màu sắc tác động trực tiếp đến suy nghĩ của đối tượng mục tiêu.

Các yếu tố cơ bản của chiến lược Truyền thông là gì?

Nguồn: Một trong những yếu tố mang lại thông tin và nội dung để bắt đầu quá trình hình thành phương tiện truyền thông
Thông điệp: Đây là một trong những nội dung nguồn trao đổi muốn truyền tải đến người nhận
Kênh truyền thông: Là phương tiện, cách thức và cách thức truyền tải thông điệp từ nguồn phát đến người nhận
Người tiếp nhận: Xác định rõ người nhận thông tin, thông điệp khi truyền tải thông tin
Phản hồi: Đây là hành động của người nhận thông tin, thông điệp phản hồi lại ý kiến bằng chính câu nói của cá nhân đó
Nhiễu: Đây là một trong những yếu tố làm loãng thông tin trong quá trình truyền thông

Tầm quan trọng của phòng Truyền thông

Phòng Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thu hút khách hàng mới cho doanh nghiệp. Khi có một bộ phận Truyền thông hiệu quả, bạn sẽ không chỉ có được khách hàng mới mà còn thúc đẩy khách hàng hiện tại trở thành khách hàng trung thành của doanh nghiệp bạn. Bộ phận truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều hoạt động truyền thông, bao gồm truyền thông xã hội, quan hệ truyền thông, sự kiện khách hàng và chương trình khuyến mãi.

Một chức năng của truyền thông sắp xếp các mục tiêu truyền thông của công ty với truyền thông nội bộ. Cụ thể, bộ phận truyền thông sẽ thông báo cho các nhân viên khác về những gì đang diễn ra và giúp tăng cường hoạt động ở các bộ phận khác trong công ty. Các hoạt động truyền thông nội bộ bao gồm: bản tin của công ty, thông báo qua email và các hoạt động khác được thiết kế để phát triển nhân viên.

Ngoài ra bộ phận truyền thông còn đóng vai trò định hướng thị hiếu của khách hàng bằng cách thực hiện các chiến dịch quảng cáo, tiếp thị, cung cấp và chia sẻ thông tin có giá trị, doanh nghiệp có thể xây dựng thành công niềm tin của khách hàng đối với thương hiệu của mình. Phòng truyền thông cũng giúp tăng tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp. Lúc này giao tiếp không chỉ là hoạt động một chiều mà là hoạt động đa chiều. Do đó, doanh nghiệp có thể xác định phản hồi tích cực thúc đẩy hoặc phát hiện và sửa thông tin sai lệch.

4 bước xây dựng Nghiệp vụ chức năng phòng Truyền thông

Bước 1: Xây dựng mối quan hệ với truyền thông và giao tiếp với các bên liên quan

Đây là chức năng của truyền thông được biết tới rộng rãi nhất. Các công việc chính trong quan hệ truyền thông bao gồm viết và xuất bản các bản tin cũng như trả lời các câu hỏi của giới truyền thông. Bộ phận truyền thông của công ty giám sát tất cả các hoạt động truyền thông, từ lập kế hoạch họp báo, chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bố trí banner, hình ảnh trình chiếu tại sự kiện, chuẩn bị thông tin cung cấp cho giới truyền thông cho đến chuẩn bị bài phát biểu cho tại sự kiện. các cuộc họp báo.

Quản lý quan hệ truyền thông cũng liên quan đến việc sắp xếp người phát ngôn phù hợp khi cần xuất hiện trước công chúng trên các chương trình truyền hình và đài phát thanh. Bộ phận truyền thông của công ty chịu trách nhiệm theo dõi các kênh báo chí, chương trình truyền hình và các phương tiện truyền thông khác để xem các phương tiện truyền thông đang nói gì về công ty và đưa ra các chiến lược để đối phó với những thông tin sai lệch gây ảnh hưởng xấu đến công ty.

Bước 2: Xây dựng mối quan hệ với khách hàng và duy trì mối quan hệ công chúng

Chiến lược truyền thông xây dựng mối quan hệ với khách hàng và trả lời các câu hỏi từ công chúng thuộc nghiệp vụ chức năng phòng Truyền thông bên ngoài. Các nhiệm vụ thường gặp trong chức năng này bao gồm: phát hành các bản tin, tài liệu quảng cáo và các tài liệu in ấn khác được thiết kế dành riêng cho đối tượng là khách hàng và các nhóm công chúng quan tâm đến sản phẩm của doanh nghiệp.

Phòng truyền thông của công ty có nhiệm vụ quản lý trang web của công ty và quản lý sự hiện diện của công ty trên các nền tảng mạng xã hội. Cụ thể bộ phận này sẽ theo dõi những gì mà khách hàng và đối tác đang nói về công ty trên các trang mạng xã hội, phản hồi khi bắt gặp các bình luận không chính xác hoặc các yêu cầu thông tin từ công chúng.

Chức năng của truyền thông là đảm nhận nhiệm vụ trả lời các cuộc gọi trực tiếp hoặc email từ công chúng và khách hàng, khi họ liên hệ để hỏi về các kế hoạch hoặc hoạt động của công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ sắp xếp để các diễn giả thuyết trình trong các hoạt động truyền thông, và tạo điều kiện để các đối tượng bên ngoài tham quan công ty.

Bước 3: Tư vấn khi công ty gặp khủng hoảng truyền thông

Khi một sự kiện có khả năng ảnh hưởng tiêu cực đến quan hệ công chúng hoặc danh tiếng của công ty, nghiệp vụ chức năng bộ phận Truyền thông của công ty có vai trò tư vấn cho Giám đốc điều hành và các nhà quản lý cấp cao trong việc quản lý công ty. quản lý khủng hoảng. Bộ phận truyền thông được đào tạo để xử lý các vấn đề cụ thể liên quan đến khủng hoảng truyền thông. Vì vậy, họ luôn sẵn sàng đối phó với các sự kiện như bạo lực nơi làm việc, tai nạn lao động, thông báo sa thải hoặc cáo buộc về hành vi sai trái của công ty. Bộ phận truyền thông thường làm việc với các nhân viên trong công ty để xây dựng các kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông trước khi chúng xảy ra.

Bước 4: Truyền thông nội bộ công ty

Ngoài việc truyền tải thông điệp của công ty ra bên ngoài, bộ phận truyền thông còn đảm nhận chức năng quản lý các hoạt động truyền thông trong công ty, bao gồm thiết kế ấn phẩm, gửi email thông báo tin tức. Tin tức công ty, hoặc thông tin về lợi ích và cơ hội đào tạo cho tất cả nhân viên.

Phòng Truyền thông cũng tạo điều kiện để các cá nhân, tập thể tìm hiểu những vấn đề quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra, bộ phận truyền thông tư vấn cho các nhà quản lý cấp cao về cách cải thiện mối quan hệ với nhân viên và nhận được sự ủng hộ của nhân viên cho các sáng kiến của họ. Bộ phận truyền thông cũng chịu trách nhiệm quản lý mạng nội bộ và blog nội bộ của công ty.

———————————————-

Bài viết vừa rồi là những chia sẻ chi tiết về Nghiệp vụ chức năng của phòng Truyền thông cũng như tầm quan trọng mà bộ phận Truyền thông mang lại cho mỗi doanh nghiệp.

Nếu muốn hiểu rõ hơn và nắm được hết những tính chất cốt lõi, phát triển bộ phận Truyền thông vững mạnh, Học viện CEO Việt Nam CVG Hồ Chí Minh mang đến Khóa học CEO Quản Trị 4.0 do thầy Ngô Minh Tuấn – Chủ tịch HĐQT Tập đoàn CEO Việt Nam Global, người đang vận hành 15 công ty con tự động hóa hướng dẫn và đào tạo trực tiếp.

Những chương trình này sẽ là nền tảng vững chắc giúp các nhà khởi nghiệp xây dựng, thành lập doanh nghiệp thành công.

Bên cạnh Bộ khóa học Khởi nghiệp, Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh còn rất nhiều chương trình huấn luyện khác như CEO Master – Bác sĩ doanh nghiệp, Chuyển hóa Tâm thức,…

Để tham khảo thêm thông tin về khóa học, hãy liên hệ ngay hotline 08 4242 4466 của Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tốt nhất.

—————————————

Học viện CEO Việt Nam – CVG Hồ Chí Minh đã có mặt trên các kênh, bạn hãy đón xem trên các nền tảng: